Rekompensata 40, 70 i 100 euro za opóźnienie: pieniądze, o których zapomina większość firm

Monety euro i koperta z pieczęcią jako symbol rekompensaty za opóźnienie w płatności B2B

Twój kontrahent płaci po terminie? Przy spełnieniu ustawowych warunków może Ci przysługiwać rekompensata 40, 70 lub 100 euro od każdego wymagalnego świadczenia pieniężnego w transakcji handlowej. W praktyce często odpowiada ono jednej fakturze, ale nie zawsze. W tym artykule pokażę Ci, ile, od kiedy i jak ją naliczyć.

Czym jest rekompensata za koszty odzyskiwania należności (i dlaczego nie tylko 40 euro)

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności to zryczałtowana, stała kwota, którą wierzyciel może doliczyć dłużnikowi, gdy ten nie zapłaci faktury w terminie. Jej podstawą jest art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1790). Mechanizm wywodzi się z prawa unijnego — z Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2011/7/UE z 16 lutego 2011 r. w sprawie zwalczania opóźnień w płatnościach w transakcjach handlowych — której celem było wprost zdyscyplinowanie nierzetelnych płatników.

Najważniejsze, co musisz zrozumieć: jest to ryczałt. Oznacza to, że nie musisz wykazywać, ile faktycznie kosztowało Cię upominanie się o pieniądze. Nie liczysz znaczków, telefonów ani roboczogodzin pracownika. Kwota należy Ci się z mocy samego prawa, niezależnie od tego, czy poniosłeś jakiekolwiek realne koszty, czy nie.

I tu kluczowa korekta popularnego mitu. W obiegu funkcjonuje hasło „te słynne 40 euro”. Tymczasem ustawa przewiduje trzy progi: 40, 70 i 100 euro, zależne od wartości świadczenia pieniężnego. Jeśli Twoja firma rozlicza się na wyższych kwotach, samo trzymanie się „czterdziestki” może oznaczać zaniżenie należnej rekompensaty.

Trzy progi: 40, 70 i 100 euro w zależności od wartości świadczenia

Wysokość rekompensaty zależy od wartości świadczenia pieniężnego. Faktura może dokumentować takie świadczenie, ale sama liczba lub wartość dokumentów nie rozstrzyga automatycznie o liczbie rekompensat. Art. 10 ust. 1 pkt 1–3 ustawy wyznacza trzy progi:

Progi odnoszą się do wartości świadczenia pieniężnego w transakcji handlowej, a nie do sumy całego zadłużenia kontrahenta. Zwróć uwagę na granice: świadczenie o wartości równej 5 000 zł wpada do progu 70 euro, a świadczenie o wartości 50 000 zł lub więcej — do progu 100 euro.

Jak przeliczyć rekompensatę po kursie NBP na złotówki

Rekompensata jest wyrażona w euro, ale dochodzisz jej w złotówkach. Ustawa precyzyjnie wskazuje, jaki kurs zastosować. Zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy, równowartość kwoty rekompensaty ustala się przy zastosowaniu średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne.

Rozłóżmy to na czynniki pierwsze, bo właśnie tu firmy popełniają błąd:

• punktem odniesienia jest miesiąc wymagalności faktury (czyli miesiąc, w którym upłynął termin zapłaty), a nie miesiąc wystawienia noty czy data, w której naliczasz rekompensatę;
• bierzesz kurs z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego ten miesiąc;
• stosujesz kurs średni NBP (tabela A), a nie kurs kupna czy sprzedaży banku komercyjnego.

Przykładowo: jeśli faktura stała się wymagalna w marcu, sięgasz po średni kurs euro NBP z ostatniego dnia roboczego lutego i mnożysz go przez 40, 70 lub 100. Sam kurs zmienia się oczywiście codziennie, dlatego konkretną złotówkową wartość zawsze ustalaj na podstawie aktualnej tabeli NBP dla właściwego dnia (zasada obowiązująca według stanu na czerwiec 2026 r. — przy wyliczeniu zweryfikuj bieżący kurs).

Od kiedy przysługuje rekompensata i czy trzeba wysyłać wezwanie do zapłaty

Przedsiębiorca przy biurku świadomy prawa do rekompensaty za opóźnienie w płatności B2B

To pytanie pada najczęściej — i odpowiedź jest bardzo korzystna dla wierzyciela. Zgodnie z art. 10 ust. 3 ustawy, uprawnienie do rekompensaty przysługuje bez wezwania. Powstaje z mocy ustawy w chwili, w której nabywasz prawo do odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych — czyli po prostu z upływem terminu zapłaty.

W praktyce oznacza to trzy rzeczy:

1. nie musisz wysyłać dłużnikowi osobnego wezwania, żeby rekompensata „się uruchomiła” — ona już istnieje;
2. nie musisz wykazywać, że poniosłeś jakiekolwiek koszty odzyskiwania należności;
3. roszczenie powstaje dla każdego wymagalnego świadczenia pieniężnego spełniającego ustawowe warunki, niezależnie od Twojej aktywności.

To, że formalne wezwanie nie jest warunkiem powstania roszczenia, nie znaczy jednak, że nie warto go wysłać. W praktyce windykacyjnej dobrze skonstruowane pismo, które od razu wskazuje należność główną, odsetki i rekompensatę, działa dyscyplinująco i przyspiesza zapłatę. Jeśli przygotowujesz takie pismo, koniecznie wpisz rekompensatę do wezwania do zapłaty obok kwoty głównej i odsetek — to czytelny sygnał dla dłużnika, że znasz swoje prawa.

Rekompensata od każdego odrębnego świadczenia: przykład przy kilku płatnościach

To jest miejsce, w którym rekompensata przestaje być symbolicznym groszem. Przysługuje ona od każdego odrębnego wymagalnego świadczenia pieniężnego w transakcji handlowej. W praktyce często oznacza to osobną rekompensatę dla faktury, która dokumentuje odrębne świadczenie. Nie można jednak utożsamiać liczby rekompensat automatycznie z liczbą dokumentów – znaczenie ma umowa, struktura świadczeń i terminy płatności. Znaczenie odrębnych transakcji potwierdza także Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w wyroku w sprawie C-585/20.

Zobacz, jak to wygląda na liczbach. Załóżmy, że jeden kontrahent zalega Ci z pięcioma fakturami, z których każda dokumentuje odrębną transakcję handlową albo odrębną umówioną część świadczenia:

Przy tych założeniach suma rekompensat wynosi 320 euro — jeszcze przed doliczeniem odsetek. Ten przykład nie oznacza jednak, że pięć dokumentów zawsze daje pięć rekompensat: trzeba sprawdzić umowę, strukturę świadczeń i terminy płatności. To realna pozycja w rachunku, którą warto policzyć łącznie z tym, ile faktycznie kosztuje Cię opóźniona płatność.

Jak udokumentować i zażądać rekompensaty: nota księgowa krok po kroku

Ekspertka przy tablicy tłumaczy trzy progi rekompensaty euro za opóźnienie w płatności

Rekompensata nie jest wynagrodzeniem za dostawę towaru czy usługę — nie jest sprzedażą — więc nie podlega VAT i nie dokumentuje się jej fakturą. Właściwym dokumentem jest nota księgowa (nota obciążeniowa) wystawiana dłużnikowi.

Prawidłowa nota powinna zawierać co najmniej:

• oznaczenie stron — Twojej firmy jako wystawcy i dłużnika jako obciążonego;
• numer i datę noty;
• podstawę prawną — art. 10 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych;
• wskazanie faktury (lub faktur), której nota dotyczy, wraz z terminem płatności i datą wymagalności;
• kwotę rekompensaty w euro (40/70/100) i jej przeliczenie na złote według właściwego kursu NBP;
• termin i sposób zapłaty.

Jeśli Twoje realne koszty windykacji przewyższyły kwotę ryczałtu, masz dodatkowe uprawnienie. Zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy, oprócz zryczałtowanej rekompensaty przysługuje Ci zwrot — w uzasadnionej wysokości — udokumentowanych kosztów odzyskiwania należności przewyższających tę stałą kwotę. Tu jednak musisz już te wyższe koszty wykazać dowodami.

Rekompensata a odsetki za opóźnienie: czy można żądać obu naraz

Dłonie z fakturą i formularzem windykacyjnym przy dochodzeniu rekompensaty za opóźnioną płatność

Tak — i to jedna z najważniejszych informacji w tym artykule. Rekompensata i odsetki to dwa odrębne roszczenia, które się kumulują. Z art. 10 ust. 3 ustawy wynika, że uprawnienie do rekompensaty jest niezależne od odsetek. Możesz więc żądać jednocześnie:

• należności głównej — czyli kwoty z niezapłaconej faktury;
• odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych — naliczanych za każdy dzień zwłoki;
• rekompensaty — 40, 70 lub 100 euro od każdego odrębnego wymagalnego świadczenia pieniężnego.

Odsetki rosną wraz z czasem i zależą od wartości oraz długości opóźnienia, a rekompensata jest stała i niezależna od tego, jak długo dłużnik zwleka. Jeśli chcesz dokładnie zrozumieć, jak działa drugi z tych elementów i jak go policzyć, sprawdź nasz przewodnik po odsetkach za opóźnienie w transakcjach handlowych. Wysokość stawki odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych jest wartością zmienną w czasie (powiązaną ze stopą referencyjną NBP), dlatego przy każdym naliczeniu weryfikuj aktualną stawkę (stan na czerwiec 2026 r.).

Najczęstsze błędy i mity, przez które firmy tracą należne pieniądze

W codziennej praktyce windykacyjnej widzę te same pomyłki, które kosztują przedsiębiorców tysiące złotych rocznie. Oto najczęstsze:

• „Należy się tylko 40 euro”. Nie zawsze — progi to 40, 70 i 100 euro zależnie od wartości świadczenia pieniężnego.
• „Rekompensata to zawsze jedna kwota od całego długu kontrahenta”. Nie – liczy się liczba odrębnych wymagalnych świadczeń pieniężnych. Kilka faktur może oznaczać kilka rekompensat, jeżeli każda dokumentuje odrębne świadczenie, ale nie wynika to automatycznie z samej liczby dokumentów.
• „Muszę najpierw udowodnić koszty windykacji”. Nie przy ryczałcie. Kwoty 40/70/100 euro należą się bez wykazywania jakichkolwiek poniesionych kosztów.
• „Wystawiam fakturę z VAT”. Błąd. Rekompensata nie podlega VAT — dokumentem jest nota księgowa.
• „W umowie zrzekliśmy się rekompensaty, więc się nie należy”. To najgroźniejszy mit. Zgodnie z art. 13 ustawy, postanowienia umowne wyłączające lub ograniczające uprawnienia wierzyciela — w tym prawo do rekompensaty — są nieważne. Kontrahent nie może Cię tego prawa pozbawić kruczkiem w umowie.

Warto dodać, że to, jak naliczanie rekompensaty wygląda w praktyce, bywa branżowo specyficzne. Przykładowo w transporcie i logistyce, gdzie obrót opiera się na dużej liczbie pojedynczych zleceń frachtowych, każde nieopłacone zlecenie to osobna transakcja — a więc i osobna rekompensata. Więcej o tym, jak działa rekompensata przy frachtach w branży TSL, znajdziesz w dedykowanym wpisie.

Jak odzyskać rekompensatę razem z należnością główną: wsparcie CollectIn

Rekompensata 40/70/100 euro wymaga prawidłowego przypisania do konkretnego wymagalnego świadczenia, właściwego progu i kursu. W CollectIn analizujemy strukturę transakcji, naliczamy odsetki i należną rekompensatę oraz ujmujemy je w działaniach wobec dłużnika, tak aby dochodzona kwota odpowiadała rzeczywistej podstawie prawnej.

CollectIn prowadzi monitoring i obsługę portfela spraw w ramach stałego miesięcznego ryczałtu, zgodnie z zakresem umowy. Koszt jest przewidywalny i stanowi ułamek pełnego kosztu własnego etatu. Jednocześnie dbamy o prawidłowe naliczenie należności ubocznych i polubowne prowadzenie rozmów z dłużnikiem. Więcej o tym, co obejmuje koszt obsługi windykacyjnej, wyjaśniamy w osobnym artykule.

Powiązane artykuły

Prawo, odsetki i sądMam nakaz zapłaty i co dalej? Tytuł wykonawczy, klauzula i egzekucja komorniczaPrawo, odsetki i sądPrzedawnienie faktury B2B: 3 lata, 2 lata czy rok? Kalendarz, który ratuje pieniądzePrawo, odsetki i sądNakaz zapłaty przez e-Sąd (EPU) krok po kroku: ile kosztuje, ile trwa, kiedy się opłaca