Rekompensata 40, 70 i 100 euro za opóźnienie: pieniądze, o których zapomina większość firm

Monety euro i koperta z pieczęcią jako symbol rekompensaty za opóźnienie w płatności B2B

Twój kontrahent płaci po terminie? Należą Ci się pieniądze, o których nie musisz nawet prosić, a o których zapomina większość firm. To rekompensata 40, 70 lub 100 euro za każdą zaległą fakturę. W tym artykule pokażę Ci dokładnie, ile, od kiedy i jak ją naliczyć, żebyś przestał oddawać własne pieniądze.

Czym jest rekompensata za koszty odzyskiwania należności (i dlaczego nie tylko 40 euro)

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności to zryczałtowana, stała kwota, którą wierzyciel może doliczyć dłużnikowi, gdy ten nie zapłaci faktury w terminie. Jej podstawą jest art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1790). Mechanizm wywodzi się z prawa unijnego — z Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2011/7/UE z 16 lutego 2011 r. w sprawie zwalczania opóźnień w płatnościach w transakcjach handlowych — której celem było wprost zdyscyplinowanie nierzetelnych płatników.

Najważniejsze, co musisz zrozumieć: jest to ryczałt. Oznacza to, że nie musisz wykazywać, ile faktycznie kosztowało Cię upominanie się o pieniądze. Nie liczysz znaczków, telefonów ani roboczogodzin pracownika. Kwota należy Ci się z mocy samego prawa, niezależnie od tego, czy poniosłeś jakiekolwiek realne koszty, czy nie.

I tu kluczowa korekta popularnego mitu. W obiegu funkcjonuje hasło „te słynne 40 euro”. Tymczasem od kilku lat ustawa przewiduje trzy progi: 40, 70 i 100 euro, zależne od wartości faktury. Jeśli Twoja firma rozlicza się na wyższych kwotach, samo trzymanie się „czterdziestki” oznacza, że zostawiasz na stole realne pieniądze.

Trzy progi: 40, 70 i 100 euro w zależności od wartości faktury

Wysokość rekompensaty zależy od wartości świadczenia pieniężnego, czyli — w praktyce — od kwoty pojedynczej, niezapłaconej faktury. Art. 10 ust. 1 pkt 1–3 ustawy wyznacza trzy progi:

Progi odnoszą się do wartości pojedynczej transakcji, a nie do sumy całego zadłużenia kontrahenta. To rozróżnienie ma ogromne znaczenie praktyczne, do którego wrócę przy przykładzie liczbowym. Zwróć też uwagę na granice między progami: świadczenie o wartości równej 5 000 zł wpada już do progu 70 euro, a faktura opiewająca na 50 000 zł lub więcej oznacza pełne 100 euro.

Jak przeliczyć rekompensatę po kursie NBP na złotówki

Rekompensata jest wyrażona w euro, ale dochodzisz jej w złotówkach. Ustawa precyzyjnie wskazuje, jaki kurs zastosować. Zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy, równowartość kwoty rekompensaty ustala się przy zastosowaniu średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne.

Rozłóżmy to na czynniki pierwsze, bo właśnie tu firmy popełniają błąd:

• punktem odniesienia jest miesiąc wymagalności faktury (czyli miesiąc, w którym upłynął termin zapłaty), a nie miesiąc wystawienia noty czy data, w której naliczasz rekompensatę;
• bierzesz kurs z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego ten miesiąc;
• stosujesz kurs średni NBP (tabela A), a nie kurs kupna czy sprzedaży banku komercyjnego.

Przykładowo: jeśli faktura stała się wymagalna w marcu, sięgasz po średni kurs euro NBP z ostatniego dnia roboczego lutego i mnożysz go przez 40, 70 lub 100. Sam kurs zmienia się oczywiście codziennie, dlatego konkretną złotówkową wartość zawsze ustalaj na podstawie aktualnej tabeli NBP dla właściwego dnia (zasada obowiązująca według stanu na czerwiec 2026 r. — przy wyliczeniu zweryfikuj bieżący kurs).

Od kiedy przysługuje rekompensata i czy trzeba wysyłać wezwanie do zapłaty

Przedsiębiorca przy biurku świadomy prawa do rekompensaty za opóźnienie w płatności B2B

To pytanie pada najczęściej — i odpowiedź jest bardzo korzystna dla wierzyciela. Zgodnie z art. 10 ust. 3 ustawy, uprawnienie do rekompensaty przysługuje bez wezwania. Powstaje z mocy ustawy w chwili, w której nabywasz prawo do odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych — czyli po prostu z upływem terminu zapłaty.

W praktyce oznacza to trzy rzeczy:

1. nie musisz wysyłać dłużnikowi osobnego wezwania, żeby rekompensata „się uruchomiła” — ona już istnieje;
2. nie musisz wykazywać, że poniosłeś jakiekolwiek koszty odzyskiwania należności;
3. roszczenie powstaje automatycznie dla każdej spóźnionej faktury, niezależnie od Twojej aktywności.

To, że formalne wezwanie nie jest warunkiem powstania roszczenia, nie znaczy jednak, że nie warto go wysłać. W praktyce windykacyjnej dobrze skonstruowane pismo, które od razu wskazuje należność główną, odsetki i rekompensatę, działa dyscyplinująco i przyspiesza zapłatę. Jeśli przygotowujesz takie pismo, koniecznie wpisz rekompensatę do wezwania do zapłaty obok kwoty głównej i odsetek — to czytelny sygnał dla dłużnika, że znasz swoje prawa.

Rekompensata należy się od KAŻDEJ faktury: przykład przy kilku zaległych płatnościach

To jest miejsce, w którym rekompensata przestaje być symbolicznym groszem. Rekompensata przysługuje od każdej odrębnej transakcji handlowej, czyli zasadniczo od każdej faktury, a nie jednorazowo od całego salda zadłużenia kontrahenta. Potwierdził to wprost Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w wyroku w sprawie C-585/20, wskazując, że stała kwota rekompensaty należy się w odniesieniu do każdej transakcji handlowej niezapłaconej w terminie.

Zobacz, jak to wygląda na liczbach. Załóżmy, że jeden kontrahent zalega Ci z pięcioma fakturami:

Z pięciu faktur uzbierało się 320 euro — i to wyłącznie z tytułu rekompensaty, jeszcze przed doliczeniem odsetek. Po przeliczeniu po kursie NBP daje to grubo ponad tysiąc złotych, do których masz prawo niezależnie od należności głównej. A teraz pomnóż to przez liczbę nierzetelnych kontrahentów i liczbę faktur w roku. To już nie są symboliczne grosze — to realna pozycja w rachunku, którą warto policzyć łącznie z tym, ile faktycznie kosztuje Cię opóźniona faktura.

Jak udokumentować i zażądać rekompensaty: nota księgowa krok po kroku

Ekspertka przy tablicy tłumaczy trzy progi rekompensaty euro za opóźnienie w płatności

Rekompensata nie jest wynagrodzeniem za dostawę towaru czy usługę — nie jest sprzedażą — więc nie podlega VAT i nie dokumentuje się jej fakturą. Właściwym dokumentem jest nota księgowa (nota obciążeniowa) wystawiana dłużnikowi.

Prawidłowa nota powinna zawierać co najmniej:

• oznaczenie stron — Twojej firmy jako wystawcy i dłużnika jako obciążonego;
• numer i datę noty;
• podstawę prawną — art. 10 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych;
• wskazanie faktury (lub faktur), której nota dotyczy, wraz z terminem płatności i datą wymagalności;
• kwotę rekompensaty w euro (40/70/100) i jej przeliczenie na złote według właściwego kursu NBP;
• termin i sposób zapłaty.

Jeśli Twoje realne koszty windykacji przewyższyły kwotę ryczałtu, masz dodatkowe uprawnienie. Zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy, oprócz zryczałtowanej rekompensaty przysługuje Ci zwrot — w uzasadnionej wysokości — udokumentowanych kosztów odzyskiwania należności przewyższających tę stałą kwotę. Tu jednak musisz już te wyższe koszty wykazać dowodami.

Rekompensata a odsetki za opóźnienie: czy można żądać obu naraz

Dłonie z fakturą i formularzem windykacyjnym przy dochodzeniu rekompensaty za opóźnioną płatność

Tak — i to jedna z najważniejszych informacji w tym artykule. Rekompensata i odsetki to dwa odrębne roszczenia, które się kumulują. Z art. 10 ust. 3 ustawy wynika, że uprawnienie do rekompensaty jest niezależne od odsetek. Możesz więc żądać jednocześnie:

• należności głównej — czyli kwoty z niezapłaconej faktury;
• odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych — naliczanych za każdy dzień zwłoki;
• rekompensaty — 40, 70 lub 100 euro od każdej faktury.

Odsetki rosną wraz z czasem i zależą od wartości oraz długości opóźnienia, a rekompensata jest stała i niezależna od tego, jak długo dłużnik zwleka. Jeśli chcesz dokładnie zrozumieć, jak działa drugi z tych elementów i jak go policzyć, sprawdź nasz przewodnik po odsetkach za opóźnienie w transakcjach handlowych. Wysokość stawki odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych jest wartością zmienną w czasie (powiązaną ze stopą referencyjną NBP), dlatego przy każdym naliczeniu weryfikuj aktualną stawkę (stan na czerwiec 2026 r.).

Najczęstsze błędy i mity, przez które firmy tracą należne pieniądze

W codziennej praktyce windykacyjnej widzę te same pomyłki, które kosztują przedsiębiorców tysiące złotych rocznie. Oto najczęstsze:

• „Należy się tylko 40 euro”. Nieprawda — progi to 40, 70 i 100 euro zależnie od wartości faktury. Stosowanie najniższej kwoty do dużych faktur to strata.
• „Rekompensata to jedna kwota od całego długu kontrahenta”. Nie — należy się od każdej osobnej faktury. Przy dziesięciu zaległych fakturach masz dziesięć odrębnych rekompensat.
• „Muszę najpierw udowodnić koszty windykacji”. Nie przy ryczałcie. Kwoty 40/70/100 euro należą się bez wykazywania jakichkolwiek poniesionych kosztów.
• „Wystawiam fakturę z VAT”. Błąd. Rekompensata nie podlega VAT — dokumentem jest nota księgowa.
• „W umowie zrzekliśmy się rekompensaty, więc się nie należy”. To najgroźniejszy mit. Zgodnie z art. 13 ustawy, postanowienia umowne wyłączające lub ograniczające uprawnienia wierzyciela — w tym prawo do rekompensaty — są nieważne. Kontrahent nie może Cię tego prawa pozbawić kruczkiem w umowie.

Warto dodać, że to, jak naliczanie rekompensaty wygląda w praktyce, bywa branżowo specyficzne. Przykładowo w transporcie i logistyce, gdzie obrót opiera się na dużej liczbie pojedynczych zleceń frachtowych, każde nieopłacone zlecenie to osobna transakcja — a więc i osobna rekompensata. Więcej o tym, jak działa rekompensata przy frachtach w branży TSL, znajdziesz w dedykowanym wpisie.

Jak odzyskać rekompensatę razem z należnością główną: wsparcie CollectIn

Rekompensata 40/70/100 euro to pieniądze, które masz w zasięgu ręki — ale tylko wtedy, gdy ktoś je konsekwentnie naliczy, udokumentuje notą i wyegzekwuje od dłużnika. To właśnie robimy w CollectIn. Przy każdej zaległej fakturze nie odzyskujemy wyłącznie kwoty głównej — naliczamy i egzekwujemy także odsetki za opóźnienie oraz rekompensatę od każdej osobnej transakcji, tak abyś dostał z powrotem całość tego, co Ci się należy.

Działamy w modelu success fee, bez opłat wstępnych — koszt naszej pracy ponosisz dopiero z odzyskanych środków, co czyni z windykacji realną alternatywę dla utrzymywania własnego działu. Stawiamy przy tym na windykację polubowną i szacunek dla Twoich relacji biznesowych, bo odzyskanie pieniędzy nie musi oznaczać utraty kontrahenta. Jeśli chcesz porównać, jak wypadają koszty windykacji wobec kwoty samej rekompensaty, zobaczysz, że ta matematyka działa na Twoją korzyść.

Powiązane artykuły

Prawo, odsetki i sądMam nakaz zapłaty i co dalej? Tytuł wykonawczy, klauzula i egzekucja komorniczaPrawo, odsetki i sądPrzedawnienie faktury B2B: 3 lata, 2 lata czy rok? Kalendarz, który ratuje pieniądzePrawo, odsetki i sądNakaz zapłaty przez e-Sąd (EPU) krok po kroku: ile kosztuje, ile trwa, kiedy się opłaca